Mühendislik ve yönetim danışmanlığı yapan firmaların işi büyük ölçüde projeye, farklı müşterilere ve harcanan zamana bağlı. Bu üçünü kağıt üzerinde ya da Excel’de kovalamaya çalıştığınızda hem projenin kâr edip etmediğini kaçırırsınız hem de müşteriyi bekletirsiniz. Aşağıda orta ölçekli bir danışmanlık firmasının bu düzeni nasıl toparladığını anlatıyorum.
Müşteri Profili
Mühendislik ve yönetim danışmanlığı firması. 20 danışman, aynı anda 15’in üzerinde açık proje ve portföyde 50’yi aşkın müşteri.
Yaşanan Sorunlar
- Zaman Takip Eksikliği: Hangi danışmanın hangi projeye ne kadar zaman ayırdığı kimsenin net bilmediği bir konuydu. Dolayısıyla proje bazında kâr mı ediyoruz, zarar mı, bunu hesaplamak mümkün değildi.
- Proje Koordinasyon Zorlukları: Proje planı bir yerde, dokümanlar başka yerde, toplantı notları bambaşka bir klasörde duruyordu. Bir bilgiyi bulmak başlı başına iş çıkarıyordu.
- Faturalama Gecikmeleri: Proje bitmiş olsa bile faturanın çıkması haftaları buluyordu. Bu da nakit akışını doğrudan vuruyordu.
Çözüm Yaklaşımı: Proje Bazlı Yönetim Sistemi
- Dijital Zaman Kaydı: Her danışmanın projelere harcadığı süre otomatik olarak kaydediliyor. Böylece proje kârlılığını anlık olarak görebiliyorsunuz.
- Merkezi Proje Ortamı: Planlar, dokümanlar, görevler ve yazışmalar tek platformda toplandı. Müşteri de ekip de artık aynı bilgiye bakıyor.
- Otomatik Faturalama: Fatura, projenin aşamalarına göre otomatik çıkıyor; onay ve ödeme takibi de aynı yerden yürüyor.
Elde Edilen Sonuçlar
- Proje kârlılığında %100 görünürlük sağlandı
- Fatura çıkış süresi 3 haftadan 2 güne indi
- Danışman verimliliği %30 arttı
- Müşteri memnuniyeti skorları %25 yükseldi